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Ein großer Schritt in die digitale Zukunft mit der elektronischen Prozessdokumentation
Die Pflege im Immanuel Klinikum Bernau hat einen wichtigen Schritt in die digitale Zukunft des Gesundheitsstandortes Bernau getan. Seit dem 29.04.2019 wurde die elektronische Pflegeprozessdokumentation schrittweise in Betrieb genommen.
Eine Gesundheits- und Krankenpflegerin bei der Arbeit mit „ePA AC“
Stellvertretende Projektleiterin Fanni Mehner sammelt die Dokumente zum Ende der Implementierungsphase ein
Die Pflegeprozessdokumentation „ePA AC“ bildet sämtliche Schritte des Pflegeprozesses ab; von der Erhebung des Pflegezustandes über die Planung von geeigneten Pflegemaßnahmen bis zum Nachweis einer fach- und zeitgerechten Umsetzung. Das bisher aufwendige Bearbeiten zusätzlicher Erhebungs- und Dokumentationsbögen, beispielsweise für PPR, PKMS, Dekubitusrisiko oder Barthel-Index, entfällt, da diese Informationen automatisiert aus bereits erfassten Daten der Pflegedokumentation zusammengefasst werden.
Nach „ePA AC“ folgen weitere Module
Noch in diesem Jahr geht in Bernau ein moderner Krankenhausneubau in Betrieb. Den Patientinnen und Patienten stehen dann komfortable Ein- und Zweibettzimmer und ein ansprechendes Umfeld zur Verfügung. Die Mitarbeitenden werden unter modernen Arbeitsbedingungen ihren Dienst verrichten können. Einen wichtigen Baustein hierzu bildet die elektronische Pflegeprozessdokumentation „ePA AC“. Weitere Module werden zeitnah folgen; die Patientenkurve „SmartChart“, das Medikationsmodul „SmartMedication“, ein Tool zur Termin- und Ressourcenplanung sowie das Dokumentationssystem „COPRA“ für den Einsatz im Bereich der Intensivstation/Anästhesie und in der interdisziplinären Wachstation. Dadurch stehen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern noch in diesem Jahr eine moderne und umfassende elektronische Patientenakte zur Verfügung.
Mit „ePA AC“ wurde erstmals ein gemeinsamer Standard der Immanuel Kliniken für die Dokumentation des Pflegeprozesses implementiert. Die Konfiguration des Dokumentationssystems für die Praxisanforderungen erfolgte in enger Abstimmung zwischen den Kliniken bei gemeinsamen Meetings, Telefonkonferenzen und über die Plattform Immanuel.Wissen. In allen Phasen der Projektarbeit beteiligten sich intensiv die Pflegenden der einzelnen Stationen. Sie brachten sich mit großem Engagement in die Erarbeitung von Standardpflegeplänen, Turnusdefinitionen und Entwicklung zusätzlicher elektronischer Dokumentationsformulare ein.
Prüfung der Funktionalitäten vor dem Produktivstart
Einen wesentlichen Anteil am erfolgreichen Produktivstart hatte der anschließende umfangreiche Praxistest des Dokumentationssystems, den das Bernauer Projektteam bestehend aus Projektleiter Raffael Schmidt, (stellvertretender Pflegedirektor) stellvertretenden Projektleiterin Fanni Müller, den Fachverantwortlichen für „ePA AC“ Ines Retzlaff und Ines Milschus sowie den Gesundheits- und Krankenpflegerinnen Anika Gruppe, Nadine Ebert, Annett Bensch, Peggy Kaluzny und Julia Regling initiiert und durchgeführt hat. „Wir haben den Bernauer Beitrag zur Projektarbeit mit hohem Aufwand vorbereitet und begleitet. Natürlich musste das Projektteam vor dem Produktivstart prüfen, ob die vereinbarte Konfiguration korrekt umgesetzt wurde und ob das System auch unseren Anforderungen entsprechend funktioniert“, erläutert Projektleiter Raffael Schmidt.
Anhand realer, anonymisierter Fälle führte das Projektteam für sämtliche Programmfunktionalitäten einen dokumentierten Soll-Ist-Abgleich durch. Dabei identifizierten sie relevante Abweichungen, die sie in enger Zusammenarbeit mit dem Projektteam IT um Guido Görisch, Daniela Rygol und Mike Bernau sowie der Fa. Cerner umgehend erfolgreich bearbeiteten. „Die Bernauer Praxisevaluation hat maßgeblich zur Praxisreife des Produktes „ePA AC“ in den Immanuel Kliniken beigetragen“, bestätigen die Projektleiter IT Daniela Rygol und Mike Bernau.
Schulung von mehr als 250 Mitarbeitenden
Eine mehrwöchige Schulungsphase bereitete den Produktivstart vor. Das Schulungsteam, Anika Gruppe, Nadine Ebert, Annett Bensch, Peggy Kaluzny und Julia Regling, unterwies in vier Wochen mehr als 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der neuen Dokumentation. Täglich mussten bis zu 13 Teilnehmende für die Schulungen aus dem Arbeitsprozess freigestellt werden. „Dies war nur möglich durch die große persönliche Einsatzbereitschaft der Mitarbeitenden aller Teams“, fasst Fanni Müller, stellvertretende Projektleiterin Pflege, zusammen.
Start der elektronischen Pflegedokumentation
Am 29.04.2019 war es dann soweit. Alle Stationen des Klinikums begannen gleichzeitig mit der elektronischen Pflegedokumentation. In dieser entscheidenden Projektphase zahlte sich die akribische Vorbereitung aus. Das Softwaresystem erwies sich als sehr gut auf die realen Praxisanforderungen vorbereitet. Die Mitarbeitenden stellten sich hoch motiviert, bestens geschult und mit großem Engagement der neuen Herausforderung, so dass sich eine zunächst engmaschig geplante Praxisbegleitung der Inbetriebnahme durch besonders geschulte Anwender, sogenannte „Key User“, und Multiplikatoren als nicht notwendig erwies und fast vollständig zurückgenommen werden konnte.
Der letzte Meilenstein im Projekt wurde planmäßig am 03.06.2019 erreicht. Die letzten, als Sicherheit verbliebenen Papierdokumente wurden eingezogen. Dieser symbolische Schritt markierte den erfolgreichen Abschluss der Implementierungsphase „ePA AC“.
Am 05.06.2019 konnte im Rahmen der 60. Gesundheitskonferenz über den Projektverlauf und den erfolgreichen Abschluss des Projektes berichtet werden.
